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Webinar ed eventi digitali: come organizzarli nel modo giusto

ByTek

Un webinar non è altro che un seminario online, ossia un evento digitale che ha solitamente una valenza formativa. I protagonisti di un webinar sono:

  • da una parte i relatori con il loro materiale da sviscerare;
  • dall’altro i partecipanti che possono porre domande ed eseguire le attività proposte; 
  • nel mezzo c’è una piattaforma che, grazie all’utilizzo di dispositivi tecnologici, permette a relatori e partecipanti di trascorrere del tempo insieme pur non essendo fisicamente vicini. 

Dallo scoppio della pandemia di SARS-CoV-2 questa tipologia di evento ha visto un incremento rispetto a quelli fisici per i vantaggi che comporta:

  • Riduzione dei costi
  • Numero più alto di partecipanti
  • Facile organizzazione 
  • Migliore interattività
  • Maggiore sostenibilità

Pianificare un webinar: come riuscirci?

La buona riuscita di un webinar prevede che vengano programmati e rispettati alcuni step fondamentali:

  1. Creare una landing page, in cui descrivere l’evento e inserire un form d’iscrizione. La partecipazione è solitamente gratuita, quindi la procedura richiede poco tempo. 
  2. Produrre gli inviti, i quali possono essere diffusi mediante indirizzo email, se si posseggono già i contatti e attraverso campagne social, se l’intento è quello di coinvolgere nuovi lead che siano in target con l’obiettivo del seminario. All’interno dell’email e del post social va inserito un link che conduca l’utente alla landing page, precedentemente realizzata, dove può compilare i campi richiesti per prenotare il proprio “posto virtuale”. 
  3. Inviare una mail di conferma di avvenuta iscrizione, includendo un riepilogo di cosa tratterà il webinar, il link per parteciparvi e, se necessario, i dettagli tecnici relativi a qualsiasi software o programma sia indispensabile scaricare per seguire il seminario.
  4. Occuparsi degli aspetti organizzativi dell’evento, compito svolto, nella maggior parte dei casi, dal reparto PR e/o dal team Marketing, i quali devono accertarsi che: i relatori siano pronti, la presentazione sia completa e gli iscritti ricevano due o più reminder in prossimità dell’evento.
  5. Andare in “scena”, assicurandosi che oltre ai relatori sia presente una figura in grado di gestire la parte tecnica relativa alla piattaforma e di assistere i partecipanti, raccogliendo le domande in chat e risolvendo eventuali difficoltà che possono sopraggiungere durante le attività pianificate. 
  6. Ringraziare chi ha partecipato al webinar, inviando il materiale utilizzato, o una parte di esso, e chiedere un feedback sull’evento così da migliorare quelli futuri. 

Webinar: uno strumento utile per il Marketing

Programmare una serie di webinar può risultare molto utile alle aziende per ottenere importanti benefici, quali:

  • Migliorare la Brand Awareness, facendosi conoscere e mostrandosi competenti su tematiche e trend di settore. I relatori hanno la possibilità condividere esperienze e soluzioni personali a problemi comuni;
  • Fidelizzare chi è già cliente, fornendo sempre nuovi spunti di riflessione o use case di prodotti/servizi già in commercio o nuovi; 
  • Fare Lead Generation, registrando automaticamente ogni utente che si iscrive nel database aziendale; l’interesse mostrato fa sì che gli iscritti vengano considerati lead qualificati, potenzialmente più facili da convertire;
  • Consolidare l’identità, proponendo dibattiti su tematiche che rientrano nel sistema di valori aziendali, magari con la partecipazione di esperti esterni;
  • Creare relazioni, sfruttando la possibilità di interagire con i partecipanti e trasmettere fiducia.

Tipologie di eventi digitali

Oltre ai webinar esistono altre forme di eventi virtuali, i più utilizzati sono:

  • Conferenze virtuali, orientate più al B2B che al B2C
  • Corsi online, destinati ai clienti ma anche al personale interno
  • Q&A live, per rispondere a domande su nuovi prodotti/servizi

Se l’intento è quello di informare ma la modalità “live” non è considerata ottimale per l’azienda, un’alternativa è il branded podcast, cioè una registrazione vocale, in cui è possibile trattare argomenti di rilievo per la propria realtà imprenditoriale, da rendere fruibile in qualsiasi momento e su qualsivoglia dispositivo. 

I benefici sono gli stessi del webinar, fatta eccezione per l’interattività, a cui si vanno ad aggiungere:

  • Posizionamento su piattaforme come Spotify o Apple Music
  • Intrattenimento significativo per utenti e clienti
  • Facile accessibilità per tutti 

In ByTek organizziamo frequentemente Webinar e Vertical Meeting, per conoscere quelli in programma o consultare il materiale utilizzato in quelli passati basta andare nella sezione eventi del nostro sito.