Strumenti di comunicazione online: le tre velocità di collaborazione

La comunicazione e la collaborazione online sono alla base dell’efficienza lavorativa.
Le informazioni devono fluire in modo chiaro e lineare, altrimenti ogni ambiguità o sovrapposizione potrebbe causare uno sperpero di preziose risorse o, peggio ancora, task eseguiti in maniera imprecisa.
è importante che la comunicazione risulti effettiva e produttiva sia in orizzontale, ovvero fra i membri dello stesso team e della medesima business unit, sia in senso verticale, cioè fra le gerarchie che compongono l’organigramma aziendale.

Tuttavia, sovente, questi processi non sono strutturati in maniera sufficientemente efficace e coerente, con il risultato di un flusso collaborativo poco o per nulla ottimizzato ai fini produttivi. Le cause, talvolta, possono essere ricondotte a una mancata individuazione dei giusti processi comunicativi eppure, di frequente, le ragioni di questa defezione risiedono proprio in una selezione non pienamente consapevole dei tool impiegati per la collaborazione online in azienda. Al fine di operare una scelta opportuna con cognizione di causa, è bene tenere a mente quali siano le direttrici lungo cui si muovono la comunicazione e la collaborazione aziendale.

** Le tre velocità di collaborazione
Erin “Folletto” Casali, nel corso dei suoi 15 anni di esperienza, ha avuto modo di individuare la ricorrenza di tre velocità di collaborazione soggiacenti in ogni azienda. è necessario che ognuna di queste velocità sia riconosciuta e valorizzata in maniera opportuna, evitando di effettuare appiattimenti che avrebbero come esito l’insuccesso nella cooperazione fra i vari livelli e internamente ai diversi team di lavoro.

Questi fattori sono importanti per ogni tipologia di corporate, ma diventano ancor più cruciali laddove la collaborazione si svolga in gran parte da remoto e nelle aziende che fanno ampio affidamento sullo smart working.

Osserviamo le tre velocità di collaborazione e delineiamo le caratteristiche di ognuna di esse.

Collaborazione in Tempo Reale – Realtime speed

• 2 partecipanti: difficilmente prevede la partecipazione di più di due persone;
• Rapida: l’interazione avviene in maniera istantanea;
• Sincrona: tutti i partecipanti devono essere presenti in un dato momento;
• Interattiva: le risposte avvengono nel giro di pochi secondi o minuti;
• Effimera: il valore delle informazioni trasmesse non è prolungato nel tempo.

Esempi di tool per la collaborazione in tempo reale:

• Microsoft Skype;
• Zoho Cliq;
• Amazon Chime;
• Google Hanghouts;
• Slack.

Collaborazione Asincrona (Async speed)

• **2-3 partecipanti: **difficilmente composta da più di 10 individui;
• **Velocità media: **l’interfaccia non è immediatamente reattiva rispetto ai feedback dei partecipanti;
• **Asincrona: **non è necessario che gli interlocutori siano contestualmente presenti nel momento della comunicazione;
• **Dilazionata nel tempo: **non è prevista una risposta immediata;
• Persistente: produce dei documenti d’archivio utili anche in un secondo momento;
• Lineare: la comunicazione si svolge in maniera cronologicamente coerente.

Esempi di tool per la collaborazione asincrona:

• E-mail;
• Zoho Projects;
• Atlassian Jira;
• Trello.

Collaborazione d’archivio (Storage speed)

• Unidirezionale: una singola persona trasmette il messaggio mentre gli altri usufruiscono della documentazione prodotta, spesso diverso tempo dopo;
• Lenta: la pubblicazione del contenuto richiede tempi lunghi;
• Completamente asincrona: non prevede interazione diretta fra mittente e destinatario;
• Autonoma: non richiede necessariamente una risposta;
• Non limitata nel tempo: la documentazione può essere mantenuta in archivio per molti anni;
• Organizzata: il “messaggio” è inserito all’interno di un sistema gerarchico tassonomicamente organizzato.

**Esempi di tool per la collaborazione d’archivio:

• GitHub;
• Google Drive;
• DropBox;
• Zoho CRM.

Il tool giusto per il team giusto

Delucidati i livelli su cui si muove la collaborazione in azienda e apprese le caratteristiche che ognuno di questi piani detiene, si arriva alla domanda cruciale: qual è lo strumento migliore da impiegare per ognuno di queste velocità di collaborazione?

Prima di tutto, è importante tenere a mente che il tool non corrisponde alla soluzione. Si può scegliere lo strumento più avanzato del momento e implementarlo in tempi rapidissimi, tuttavia se da parte del personale viene a mancare la predisposizione all’assorbimento della metodologia di collaborazione intrinseca di un dato tool, si continueranno a perpetrare le defezioni comunicative di sempre.

Uno software non deve essere utilizzato come un mero strumento al servizio dei nostri consueti processi di comunicazione, perché questa modalità di integrazione rappresenta un’occasione di miglioramento sprecata.
L’autentico valore di un tool risiede anche nella modalità lavorativa che promuove.

Vediamo quali sono i tre principi da tenere a mente per compiere una scelta consapevole degli strumenti di comunicazione e migliorare realmente la collaborazione da remoto:

• Nessun tool da solo è in grado si soddisfare le esigenze di tutti e tre le velocità di collaborazione, perciò è bene definire e destinare un tool per ogni velocità;
• Non utilizzare mai più di un tool per la stessa velocità di collaborazione, ad esempio avere due strumenti per la collaborazione in tempo reale (Skype e HipChat) o due per la collaborazione asincrona (Jira e Trello) o due per l’archiviazione (Google Drive e DropBox) non farà altro che creare ambiguità e confusione, con una probabilità molto alta di errori e incomprensioni;
• Nella scelta bisogna assicurarsi sempre che vi siano modalità di integrazione fra i diversi strumenti, perciò è una buona idea sondare la possibilità di adottare verticalmente sui vari livelli soluzioni erogate dalla medesima software house.

Le nostre scelte in ByTek

ByTek è **authorized partner di Zoho e impiega la suite Zoho ERP per la gestione e l’automatizzazione dei suoi processi aziendali.

In virtù del concreto vantaggio apportato dalla tecnologia Zoho sui livelli di organizzazione e produttività, l’implementazione di Zoho è stata estesa anche alle altre tech company del gruppo Datrix, il quale si serve di questo avanzato software all-in-one per la coordinazione delle più di 100 risorse attualmente operative nell’azienda.

Oltre a offrire un sistema efficiente per la gestione di vendite, marketing HR, contabilità, amministrazione, attraverso Zoho CRM e Zoho Remotely è possibile attivare una collaborazione multicanale organizzata, efficiente e pienamente tracciabile.

Avvalersi di Zoho One consente di usufruire, mediante un unico sistema integrato, di tool di comunicazione perfettamente compatibili fra loro e in grado di soddisfare le esigenze date da ognuna delle tre velocità di collaborazione, basti pensare a Zoho Cliq per la chat e per la comunicazione in tempo reale, a Zoho Project per la collaborazione strutturata in asincrono.

Fra le alternative valide apprezzate dal team ByTek si segnala in particolare Odoo, la suite _aziendale open source_ più installata al mondo. Supporto eccellente, programmazione personalizzata e una rete di 500 partner ufficiali distribuiti in tutto il mondo ne fanno un ottimo strumento per la produttività e la collaborazione aziendale su tutti i livelli.

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